Sanahirviön tavoite on Kansallisarkiston määriltelmän mukaan: "Ajantasainen, toimiva ja käytännössä noudatettava arkistonmuodostussuunnitelma järkiperäistää organisaation tietojen ja asiakirjojen käsittelyä. Tietojen ja asiakirjojen elinkaaren hallinta merkitsee myös sitä, että arkiston jälkikäteiseltä järjestämiseltä ja hävitettävän aineiston turhalta säilyttämiseltä vältytään. Arkistonmuodostussuunnitelmaa on muokattava ja ajantasaistettava, kun organisaation tehtävissä ja asiakirjakäytännöissä tapahtuu muutoksia ja kun uusia tietojärjestelmiä ja rekistereitä otetaan käyttöön. Suunnitelman on täytettävä hyvän tiedonhallintatavan vaatimukset. ... "
Niinpä. Organisaatio on onneksi tässä tapauksessa sen verran pikkuinen, että vaatimuksetkin ovat aika vaatimattomia. Tärkeintä olisi saada tämä kakkosprojektini arkistoitua pinkkiin mappiin niin, että mahdollisesti joskus, jos tarvetta ilmenee, löydän tärkeät paperit vielä joskus tulevaisuudessa.
Lähtötilanne on aika kaoottinen: lukemattomiin B5-kokoisiin Tays-kirjekuoriin "arkistoituja" epikriisin palasia ja muita tärkeitä papereita, joista osaa ei ole tarvetta säilyttää enää yhtään pidempään, osa taas on. Onneksi on aikaa sairausloman aikana saada tämäkin suunnitteluasteella oleva projekti valmiiksi.
Reijittäjä, mappi, välilehdet ja Tays-kuoret - täältä tullaan! Kansallisarkistoon asti ei sentään tarvitse lähetellä mitään. :-)
Lähde:
http://www.ams-opas.fi/
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti